Smart Assistは、Smartsheet上で利用できる会話型AIアシスタントです。
普段の会話のような文章で質問や指示を入力すると、シート内容の要約や分析、情報の検索、データの更新などを支援してくれます。
Smart Assistは、現在開いているシートの内容を理解したうえで回答できるため、シートを一つひとつ確認する手間を減らし、Smartsheet上の情報をより素早く把握できます。
💡 例えば、次のような質問です
- 遅延しているタスクを教えてください。
- 今週、対応が必要なタスクをまとめてください。
- プロジェクトの進捗状況を要約してください。
📌 目次
🤖 Smart Assistで出来ること
1. シート内容を要約する
シート全体の内容をAIが確認し、概要や現在の状況をまとめます。
新しく参加したプロジェクトの内容を確認するときや、他部門から共有されたシートの概要を把握するときに便利です。
💬 プロンプト例
- このシートの内容を要約してください。
- 現在の進捗状況を教えてください。
- このプロジェクトの重要なポイントを3つにまとめてください。
2. リスクや遅延を確認する
シートに登録されている情報をもとに、遅延しているタスクや注意が必要な項目を確認できます。
プロジェクトマネージャーが進捗を確認するときや、定例会議の前に問題点を整理するときに活用できます。
💬 プロンプト例
- 遅延しているタスクを教えてください。
- 対応期限を過ぎている作業を確認してください。
- 現在のプロジェクトで注意すべき点を教えてください。
3. 必要な情報を検索する
シート内やアクセス可能なSmartsheetの情報について、自然な文章で質問できます。
フィルターやレポートを作成する前に、必要な情報を素早く確認したい場合に役立ちます。
💬 プロンプト例
- 山田さんが担当しているタスクを教えてください。
- ステータスが「未着手」の作業を確認してください。
- 今週が期限のタスクをまとめてください。
4. シートのデータを更新する
Smart Assistへの指示を通じて、行の追加や既存データの更新などを行えます。
※データの追加や更新を行う場合は、Smart Assistが提示した変更内容を確認してから実行してください。
💬 プロンプト例
- 「資料確認」というタスクを追加してください。
- このタスクのステータスを「完了」に変更してください。
- 期限が過ぎているタスクのコメントに確認依頼を追加してください。
5. アップロードしたファイルを分析する
Smart Assistにファイルをアップロードし、その内容を分析したり、シートへの反映を指示したりできます。
会議資料や議事録の整理など、別のファイルに記載された情報をSmartsheetへ反映したい場合に便利です。
💬 プロンプト例
- この資料の要点をまとめてください。
- アップロードした議事録から対応事項を抽出してください。
- ファイル内のタスクを現在のシートへ追加してください。
🚀 利用方法
- Smartsheetで対象のシートを開きます。
-
画面右上に表示されるAIのアイコンをクリックします。
-
Smart Assistの入力欄に質問や指示を入力します。
-
表示された回答や処理内容を確認します。
- データを更新する場合は、内容を確認してから実行します。
👤 Smart Assistの活用シーン
プロジェクトマネージャー
- プロジェクト状況の要約
- 遅延タスクやリスクの確認
- 定例会議で共有する内容の整理
- ステークホルダー向け報告文の作成
部門管理者
- 担当者別のタスク状況の確認
- 対応が必要な項目の抽出
- 複数の業務情報の把握
プロジェクトメンバー
- 自分が担当するタスクの確認
- 期限が近い作業の確認
- タスクやステータスの更新
- シート内容の理解
💳 利用可能なプラン
Smart Assistは、次のプランで利用できます。
- Pro
- Business
- Enterprise
- Advanced Work Management
📌 Point
契約内容や管理者の設定によっては、対象プランを利用していてもSmart Assistが表示されない場合があります。
利用できない場合は、Smartsheetのシステム管理者へご確認ください。
⚠️ 利用時の注意点
🔐 アクセス権限が適用されます
Smart Assistは、利用者がアクセスできるSmartsheetのデータをもとに回答や処理を行います。
アクセス権限のないシートやワークスペースの情報を確認することはできません。
✅ 更新内容を確認してください
Smart Assistを使って行やデータを追加・更新する場合は、対象や変更内容が意図したものになっているか確認してから実行してください。
🔎 元データも確認してください
AIが生成した回答や要約は、必ずしも正確とは限りません。 重要な判断や社外向けの報告に利用する場合は、
Smartsheet内の元データと照らし合わせて確認してください。
📝 具体的に指示してください
質問の内容が曖昧な場合、期待した回答が得られないことがあります。
対象、期間、条件、回答形式などを具体的に伝えることがポイントです。
⚠️ 注意
Smart Assistを利用する際は、所属組織のセキュリティポリシーや情報管理ルールに従ってください。
機密情報や個人情報を含むデータを扱う場合は、入力内容と利用範囲を十分に確認してください。
🎯 まとめ
Smart Assistを利用すると、Smartsheet上の情報を自然な文章で確認し、要約や分析、検索、データ更新などを行えます。
- ✅ シートの内容を短時間で把握できる
- ✅ 遅延やリスクを見つけやすくなる
- ✅ 必要な情報を自然な文章で検索できる
- ✅ タスクやデータの更新を会話形式で指示できる
- ✅ 進捗報告や会議準備を効率化できる
まずは、よく利用するシートを開き、「このシートの内容を要約してください」と質問するところから始めてみましょう。
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