📨 ワークフローを使用した更新リクエストを使ってみた！

📑 目次

• 💡 更新リクエストとは？
• 🎯 できること
• 📌 利用シーン
• ✨ 更新リクエストを利用するメリット
• ⚙️ 設定方法
• 👥 誰に送れる？
• 🔒 編集できない項目
• 📝 まとめ
• 📚 参考情報
   

💡 更新リクエストとは？ 

担当者や関係者に対して、シート内の情報更新を依頼できる機能です。
ワークフローと組み合わせることで、条件やスケジュールに応じて自動で更新依頼を送信できます。
 

🎯 できること

• ✅ タスク担当者へ進捗入力を依頼する
• ✅ 期日が近づいたタイミングで更新を依頼する
• ✅ 毎週・毎月の定期報告を自動化する
• ✅ ステータス変更時に必要な情報の更新を依頼する
• ✅ シートを共有していないユーザーにも更新依頼を送信する

📌 利用シーン

✨ 更新リクエストを利用するメリット

• ⏱️ 進捗確認や状況確認を自動化できる
• 🔄 最新情報を効率よく収集できる
• 🤝 外部関係者とのやり取りが簡単になる
• 📉 手作業による確認漏れを削減できる
• 📊 プロジェクト管理の負荷を軽減できる
   

⚙️ 設定方法

1. 「稲妻マーク」の自動化をクリック

   

2. 「毎週更新をリクエスト」などのテンプレートを選択

   

3. 「テンプレートの使用」をクリック

   

4. 送信条件や対象者を設定
   ※例では、着手期限の3日前になってもステータスが「未着手」「対応中」「保留」でしたら、更新リクエストを送付するというものです。

   

   

5. ワークフローを保存して有効化

👥 誰に送れる？

• 📧 メールアドレスを持つユーザー
• 🙋 シートを共有されていないユーザー
• 🌐 Smartsheetアカウントを持っていない外部ユーザー
• 🤝 取引先やパートナー企業の担当者

🔒 編集できない項目

• ❌ 数式が入力されている列
• ❌ 依存関係を持つ開始日・終了日
• ❌ 先行タスク列
• ❌ ロックされた列

📝 まとめ

ワークフローを使用した更新リクエストを活用することで、担当者への情報更新依頼を自動化できます。

• ✅ 期日や条件に合わせて自動で更新依頼を送信できる
• ✅ 定期的な進捗報告やステータス更新の手間を削減できる
• ✅ シートを共有していないユーザーにも更新依頼を送信できる
• ✅ 情報の収集漏れや確認漏れの防止につながる

定期的な報告や進捗管理を行うシートでは特に効果的です。業務の効率化や情報の最新化にぜひご活用ください。

📚 参考情報

今回ご紹介した機能の詳細については、Smartsheet公式ヘルプでも確認できます。 
設定方法や制限事項などを確認したい場合は、あわせてご覧ください。

• 更新リクエスト：https://help.smartsheet.com/ja/learning-track/smartsheet-intermediate/update-requests
• 更新リクエストを手動で送信する：https://help.smartsheet.com/ja/articles/2477691-manually-send-an-update-request