📑 この記事でわかること
- 更新リクエストの基本的な使い方
- どのような業務で活用できるか
- 送信方法と運用のポイント
- 利用時の注意事項
📑 目次
📨 Smartsheetの更新リクエストとは？
「担当者から進捗を集めたい」「協力会社に最新状況を入力してもらいたい」 そんな時に便利なのが Smartsheetの更新リクエスト機能 です。
更新リクエストを利用すると、シートを共有していないユーザーから情報を収集したり、 共同作業者がシートを開かずに対象行を更新したりすることができます。
✨ 更新リクエストでできること
更新リクエストは、シート内の特定の行についてメールで更新依頼を送信し、 受信者から情報を入力してもらう機能です。
入力された内容は対象行へ反映されます。
こんな場面で活躍します！
- ✅ プロジェクトの進捗確認
- ✅ 営業案件の状況更新
- ✅ 顧客や協力会社からの情報収集
- ✅ 社内申請や依頼業務の状況確認
🎯 こんな課題を解決できます
ケース① 進捗確認メールが大変
これまで
- 担当者へメール送信
- 担当者が返信
- 管理者が内容を転記
更新リクエストを利用すると
- 更新リクエストを送信
- 担当者が入力
- シートへ反映
🚀 情報収集と管理業務を効率化できます。
ケース② シートを共有したくない
外部パートナーや他部門の担当者に更新を依頼したいけれど、 シート全体は見せたくないことがあります。
更新リクエストでは、受信者に表示する列を選択できるため、 必要な情報だけを更新してもらうことが可能です。
🛠 更新リクエストの送信方法
- 更新したい行を選択
-
行の右側にある「・・・」をクリック
-
「更新リクエストの送信」を選択
- 宛先を入力
- 件名・メッセージを設定
- 表示する列を選択
- 送信
また、更新リクエストは即時送信だけでなく、 スケジュール送信や定期送信にも対応しています。
「配信」からスケジュール送信が可能です。
毎週金曜日に進捗入力依頼を自動送信し、 週次報告を効率化する運用がおすすめです。
📋 活用例
プロジェクト管理
- 📅 完了予定日の更新
- 📈 進捗率の報告
- ⚠️ 課題・遅延理由の報告
営業管理
- 🤝 商談状況の更新
- 📞 次回アクションの入力
- 💬 顧客からの追加情報収集
社内業務
- 📝 申請状況の確認
- 📦 依頼対応状況の報告
- 📨 問い合わせ内容の追加ヒアリング
⚠️ 利用時の注意事項
更新リクエストでは、一部編集できない項目があります。
- 🔒 数式が設定されている列
- 🔒 依存関係が設定された開始日・終了日
- 🔒 ロックされた行
- 🔒 ロックされた列
また、先行タスクは更新リクエストには表示されません。
❓ よくある質問
Q. Smartsheetアカウントを持っていない人でも回答できますか？
はい。更新リクエストはメールで送信されるため、 Smartsheetアカウントを持っていない相手にも更新を依頼できます。
受信者はメール内のリンクから情報を入力し、 対象行を更新できます。
Q. シートを共有していない相手にも送れますか？
はい。更新リクエストはシートを共有していないユーザーに対して送信できます。
Q. 表示する項目は選べますか？
はい。送信時に受信者へ表示する列を選択できます。
Q. 定期的に送ることはできますか？
はい。更新リクエストはスケジュール送信や定期送信に対応しています。
✅ まとめ
更新リクエストは、シートを共有することなく必要な情報を回収できる便利な機能です。
✅ シートを共有していない相手から情報収集できる
✅ 必要な列だけを表示できる
✅ 定期的な進捗確認を効率化できる
✅ プロジェクト管理や営業管理など幅広く活用できる
進捗確認や情報収集の手間を減らしたい方は、 ぜひ更新リクエスト機能を活用してみてください！
ワークフローを活用した更新リクエストは追って紹介させていただきます。
📚 参考情報
今回ご紹介した機能の詳細については、Smartsheet公式ヘルプでも確認できます。
設定方法や制限事項などを確認したい場合は、あわせてご覧ください。
コメント
0件のコメント
サインインしてコメントを残してください。